Cuando me animé a dar mis primeros pasos como consultor en mejora de procesos, tuve la oportunidad de trabajar con una empresa que enfrentaba un problema muy común en los equipos administrativos: la carga manual de comprobantes.
Con el avance de la inteligencia artificial y la sobreoferta de herramientas, uno pensaría que no existe demanda para este tipo de tareas. Sin embargo, una cosa es aplicar un software para resolver un punto específico y otra muy distinta es entender el panorama completo: cómo se conecta la solución con el ecosistema actual y cómo escala hacia otros procesos para el análisis estratégico de la información.
En Ibukia trabajamos en etapas para entender todo el flujo de trabajo:
- Reunión inicial: Etapa de presentación y diagnóstico. Buscamos entender cómo funciona el negocio y la dinámica actual para definir los objetivos y los resultados esperados.
- Análisis de procesos: Mapeamos el circuito completo mediante visitas técnicas o entrevistas con los involucrados. Esto nos permite identificar qué funciona correctamente y qué genera cuellos de botella.
- Construcción e implementación de soluciones: Diseñamos e implementamos procesos más eficientes, ya sea incorporando nuevas herramientas o mejorando las existentes.
- Acompañamiento y mantenimiento: Capacitamos al personal, hacemos seguimiento y aplicamos mejora continua evaluando la operación diaria y los indicadores clave del proceso.
Puntualmente sobre este trabajo, el circuito tradicional de registración de comprobantes suele involucrar los siguientes pasos:
- Recibir la factura por correo electrónico.
- Abrir la casilla de correo y guardarla en la carpeta correspondiente (organizada por cliente, período o ambos).
- Registrar los datos de la factura en una planilla interna o en un ERP.
A simple vista parece una tarea sencilla y muchos consideran que no vale la pena automatizarla cuando existe poco volúmen. Sin embargo, ante un flujo recurrente de aproximadamente 120 facturas mensuales, la ecuación cambia drásticamente.
Una vez realizado el mapeo y clasificado el proceso como candidato para automatización, evaluamos la tecnología a utilizar. Hoy existen múltiples opciones: desde software comercial hasta desarrollos propios con código o plataformas low-code. De todos modos, la herramienta en sí no es lo principal, sino el resultado obtenido y su escalabilidad. En este caso, el cliente necesitaba resolver tres puntos concretos: automatizar la descarga de facturas recibidas por mail, ordenarlas en carpetas según el período correspondiente y registrarlas automáticamente en Google Sheets.
Optamos por construir una solución propia utilizando n8n, una plataforma de bajo código ideal por su agilidad de desarrollo, facilidad para demostrar resultados rápidos y claridad visual en su arquitectura.
El éxito de esta primera implementación sirvió como validación para luego dar un paso mayor: implementar un ERP enfocado en la registración integral y el análisis de la información contable y administrativa de toda la empresa.
Esta experiencia me dejó un aprendizaje clave: para generar un impacto real y sostenible, siempre conviene empezar por pasos pequeños y validados antes de abordar una transformación digital completa.